【ゼクシィ内祝い】内祝いのお礼状を書くときのポイントとは？
会社に勤めている人であれば、上司から出産祝いをもらうことは決して珍しいことではありません。 その際、まずはお礼をメールですることも少なくないでしょう。 そこで、ここでは上司に対してお礼メールを書く場合に気をつけるべきポイントを紹介します。 上司に対するお礼メールのポイント 上司に対するお礼メールのポイントは、失礼にならないようにすることです。 相手が自分よりも目上の存在だ、ということを決して忘れてはなりません。 もらった出産祝いに対するお礼メールも、相手に対して失礼にならないよう、少しでも早くするのがよいでしょう。 基準はビジネスメールと同じく、お祝いをもらってから3日以内がよいです。 というのは、正式なお礼は直接会ってするべきもので、お礼メールはあくまでもそれまでの間のつなぎの役目でしかないからです。 だからこそ、時間の空けずに少しでも早く送るというのが礼儀です。 また、メールの文面は最低限のビジネスマナーを守りましょう。 送る相手がどれだけ仲のよい上司であっても、職場では目上の立場の人です。 プライベートな関係ではなく、ビジネス上の関係であるということをしっかり意識しておきましょう。 注意するべきポイントとして、内祝いやお返しといった言葉を使わない、ということが挙げられます。 そうした表現は「贈ったものを突き返す」「お祝いをもらったから返す」というニュアンスを相手に与えてしまうからです。 失礼だと感じる人もいるので注意が必要です。 そのほか、上司のように目上の人へのお礼メールは謙譲語と尊敬語で書くことが大切です。 本来使うべきではないところに「お」や「ご」をつけたり、自分の行動に謙譲語や尊敬語を使う、といった誤った敬語は相手に不快な思いをさせるだけでなく、社会人としての自らの値打ちも下げてしまいます。 そのようなことにならないよう、分からない言葉、正しいかどうか不安な言葉があればしっかり調べてから書くようにしましょう。 出産祝いのお礼メール例文：上司編 拝啓残暑の候、ご無沙汰しておりますが、ご健勝のことと存じます。 この度は出産にあたっての温かいお心遣い、厚くお礼申し上げます。 夫婦ともに嬉しく思っており、これから大切に使わせていただきます。 〇月〇日に誕生した長女は〇〇（ふりがな）と命名いたしました。 おかげさまで、母子ともに健康に過ごしております。 なお、ささやかなものではございますが、心ばかりの品をお送りいたします。 ご笑納くだされば幸いです。 今後ともご指導のほど、どうぞよろしくお願いいたします。 甚だ略儀ではございますが、まずはメールにて。 敬具 社内の同僚・友人へのお礼メール 目上の立場というわけではない同僚や友人に対してお礼のメールを書く場合には、上司へのお礼メールと同じようにすると不自然な印象を与えてしまいます。 そこで、ここでは同僚・友人に対するお礼メールの書き方を紹介します。 同僚・友人に対するお礼メールのポイント 仲のよい同僚や友人からもらった出産祝いに対するお礼メールは、あまりかしこまった文章だと相手も緊張してしまいます。 そのため、親密な関係ならばカジュアルな文章であっても問題ありません。 むしろ、相手に気を遣わせないためにも、普段話しているような内容で親しみを込めて感謝を伝えるとよいでしょう。 また、仕事の同僚に対してお礼メールを送る場合には、仕事でお世話になったことやこれからの仕事に対する気持ちを述べることも大切です。 そのほか、出産祝いをくれた友人や同僚の中には、結婚していても子どもを授かれない人がいるかもしれません。 そのような場合には、メールの言葉を選ぶようにすることも忘れてはならないマナーです。 出産祝いのお礼メール例文：同僚・友人編 拝啓風が初夏の香りを運んでくるのを感じる季節ですね。 この度はとてもセンスのいいお祝いの品をありがとう。 早速我が家で大活躍しています。 おかげさまで母子ともに健康です。 近くまで来た際には、是非〇〇の顔を見に来てやってくださいね。 内祝いを送らせて頂きました。 よかったらどうぞ。 これからも親子3人、どうぞよろしくお願いします。 取り急ぎ、メールにて。 敬具 親戚から出産祝いをもらったときも、しっかりお礼をする必要があります。 そこで、ここでは親戚に取り急ぎメールでお礼を言う際に意識しておいたほうがよいポイントを紹介します。 親戚に送るお礼メールのポイント 親戚の場合、どういった関係にあるのかによって送るお礼メールの書き方は変わります。 兄弟や従姉妹のように同世代で普段からひんぱんに交流があるような関係であれば、友人に送るような親しみのあるカジュアルな文章を書いても問題はありません。 一方、それほどまめに交流があるわけでもない親戚や、近しい親戚であってもアドバイスを受けることの多い年上の親戚に対しては、より丁寧な文章で気持ちを伝えるのもおすすめです。 もちろん、年上であっても仲のよい叔父や叔母であればフランクな文面でもよいでしょう。 大切なことは、相手との距離感をよく考えながら文章を書くということです。 堅苦しくなく丁寧な文章であれば、好印象を持ってもらえるでしょう。 出産祝いのお礼メール例文：親戚編 拝啓残暑も和らぎ、しのぎよい日が多くなりましたね。 夏のお疲れは出ていらっしゃいませんか。 この度は出産に際し、素敵な贈り物をありがとうございました。 〇月〇日に無事出産を終え、生まれた長男には〇〇と命名しました。 おかげさまで母子ともに健康です。 頂いたお品は大切に使わせていただきます。 まだまだ未熟な二人ですが、これからも力を合わせて温かい家庭を築いていきたいと思っています。 またお近くにいらっしゃった際には、是非お立ち寄りください。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。 まずはメールにて。 敬具 取引先といった仕事にかかわる人へのお礼メール 仕事関係でつながりのある取引先のように、社外の人から出産祝いをもらうこともあるでしょう。 そのような人は今後も仕事上の付き合いをしていく可能性があります。 これからも良好な関係性を築いていかなければならない相手ですので、出産祝いをもらったのならば必ずお礼をしましょう。 そこで、ここでは社外の人にお礼メールを送る際、気をつけるべきポイントについて紹介します。 仕事にかかわる人に対するお礼メールのポイント 仕事で関係のある社外の人は、これから先もお付き合いをしていくことになります。 そのため、お礼メールは上司へ送るメールと同じように丁寧に書くよう心がけましょう。 ビジネス上のメールですから、送るタイミングに関するビジネスマナーもしっかり守ることが大切です。 お祝いを受け取ったらできるだけ早くお礼メールを送るようにしましょう。 また、文章を書く際には先方に対して失礼になることのないよう、言葉遣いについてしっかり調べておくことも忘れてはなりません。 重要なポイントは、社外の人から出産祝いをもらった場合、本来であれば直接会ってお礼を言うのが筋だ、ということです。 友人や同僚、親戚と違って、お礼をメールだけですますのは失礼だと感じる人もいます。 出産祝いに対するお礼をメールだけですますのは、何らかの都合で直接会うことができない、という場合の最終手段と考えておきましょう。 その際には、メールの文面で直接会うことができないことを詫びる言葉を入れておくことで相手の心象もよくなります。 出産祝いのお礼メール例文：仕事でかかわる人編 拝啓厳しい寒さの中、冬のひだまりがことのほか暖かく感じる歳末の候、ご健勝のことと存じます。 この度は出産に際してたいそうな品を頂き、誠にありがとうございました。 おかげさまで、母子ともに健康です。 つきましては、つまらないものではございますが、心ばかりの品をお送りいたします。 ご笑納いただければ幸いです。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。 略儀ではございますが、まずはお礼かたがたメールにて。 敬具 ここまでお礼メールの書き方について紹介してきましたが、お礼メールは文面だけでなくマナーも大切です。 たとえ正しい書き方をしていても、マナーを守れていないと相手によっては不快だと感じられてしまうこともあるからです。 そこで、ここからは文面とは別にお礼メールを書く際に気をつけたいポイントについて詳しく解説します。 お礼メールは長々と書かない あまりに簡略な文章だと、素っ気ないように思われはしないかと不安になってしまうものです。 そのため、上司や社外の取引先の人にメールを送る際、あまりにもかしこまり過ぎてお礼以外の内容を書き過ぎてしまう人が多いです。 「本当に便利で有り難く思っております」というような贈り物に対する感想を書くこと自体はよいのですが、その文章が多すぎると読むのが面倒になることもあります。 上司や社外の取引先の人の場合、出産祝いのお礼メールであってもビジネスメールだ、ということを忘れてはなりません。 お礼メールは基本的にお祝いをいただいたことに対するお礼を書けばよいものです。 文面が冗長になってしまう場合には、感想などは省いても問題ありません。 先方が読みやすいよう、なるべく簡潔にまとめたほうが親切です。 また、お礼メールを書くときに気をつけるべきポイントは、同時にほかの要件を書かないようにすることです。 ほかの要件も合わせて書いてしまうと、まるで本来の内容であるお礼がついでのように感じられてしまいます。 そうすると先方に感謝の気持ちが伝わりにくくなります。 相手に不快感を与えないよう、感謝の気持ちと誠意をしっかり伝えることを心がけましょう。 お礼メールは早く送る お祝いをもらった際には、できるだけすぐにお礼をすることが大切です。 相手が友人や同僚、親戚などの場合は、お礼までのタイミングに期間が空いてもそれほど問題はないかもしれません。 しかし、相手が会社の上司や仕事上の関係がある人であった場合は、お礼が遅くなるとそれだけ印象が悪くなってしまう危険性があります。 なぜなら、ビジネスにおいてお礼はできれば当日、あるいは翌日にすぐするもの、というマナーがあるからです。 そのため、お礼は出産祝いを受け取ってから遅くても3日以内に送りましょう。 また、お礼メールは送る時間が経過してしまうと、お礼をするのをうっかり忘れてしまったり、メールを送るのが面倒になってしまったりする可能性があります。 お礼をするのが遅れてしまうと、それだけ感謝の気持ちも相手に伝わる思いも薄れてしまいます。 そうしたことを考えると、たとえ相手が友人や同僚、親戚といった関係であっても、お礼メールはできるだけ早く送ったほうがよいです。 そのほうが結果的によりよい関係につながってゆくでしょう。 仕事関係の人は会って直接お礼を言うのが基本 相手が上司や取引先の人のように仕事関係の人の場合、本来ならばお礼は対面して直接言うのが基本です。 メールは簡単で便利なツールですが、だからこそ相手に気持ちが伝わりにくい、といった側面もあります。 メールだけですまされるような関係なのだな、と先方に思われてしまうかもしれません。 今後のことを考えるならば、しっかり関係を構築していく必要がある上司や仕事関係の人にはメールだけでなく直接会ってお礼を述べるようにしましょう。 お礼メールはあくまでもその前段階のものだ、ということを忘れてはなりません。 もちろん、産休や出張、お礼する相手が多数いる場合などの事情で、直接会いたくてもできない、ということもあるかもしれません。 そのような事情がない限り、本来出産祝いに対するお礼はメールですますのではなく、直接会って言うべきものです。 一方、同僚や親戚、友人といった気心の知れた関係であれば、お礼メールだけですませても問題は少ないでしょう。 ただし、親戚の場合は関係性によっては直接会ってお礼を述べたほうがよいケースもあります。 重要なことは、相手が誰であれ、お礼メールだけだと先方がどう思うか、ということです。 相手がお礼メールだけで失礼になる人なのかどうかをよく考えましょう。
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