教授へのメールの書き方と文例が丸わかり！ 返信時のポイントも解説｜#タウンワークマガジン
要点を簡潔にまとめる• 宛名や署名をいれる• 挨拶の言葉は一言のみ入れておく 要点を簡潔にまとめる 大学の先生というのはとても忙しいものです。 教授は一分一秒を惜しんで活動しているため、 メールは簡潔で分かりやすいものを求めています。 メールをチェックしても、すぐに要点が分からないようなものは親切ではないですよね。 そのため、 大学の先生へのメールについては、長々としたあいさつ文は不要です。 そのような文章を含めれば丁寧になるのですが、大学の先生にとっては煩わしいものと感じてしまうでしょう。 もちろん、丁寧な言葉遣いにすることは大切ですが、 本文で要点がきちんとまとまっていることが一番大切です。 忙しい大学の先生に対して迷惑にならないようなメールの書き方を心がけましょう。 宛名や署名を入れる これは、 送信間違いを防ぐために必要なことです。 宛名を入れておけば、大学の先生は自分へのメールであることをしっかりと確認できます。 さらに、あなたの署名もきちんと入れておきましょう。 特に初めて送る相手の場合は、名前を名乗らないとメールの送り主が誰だか分かりません。 学部や学年、名前は必ず入れておきましょう。 教授の名前• 自分の名前 挨拶の言葉は一言のみ入れておく 大学の先生へのメールは簡潔にするべきですが、きちんと最初に挨拶文を入れておくことは大切です。 長々とした挨拶にする必要はありませんが、一文で良いので、挨拶の言葉を入れることを心がけましょう。 たとえば、「いつもお世話になっております」のような無難な挨拶でも構いません。 このような文章が1つあるだけでも、教授に与える影響というのは大きく変わってきます。 挨拶は誰に対しても重要なものなので、短い挨拶でもそれの与える影響は大きいのです。 教授からのメールの返信方法 教授からメールが送られてきて、返信の書き方に困っている人は多いのではないでしょうか。 失礼なことがあれば怒られてしまうことも考えられます。 そこで、大学の先生へのメールの返信方法について紹介します。 すぐに返信する• 件名は変えない• 必要であれば引用する すぐに返信する 教授からメールが送られてきたならば、すぐに返信するべきです。 社会人の場合と同様で、教授とのメールであってもできるだけ早く返信することは大切なのです。 教授はとても忙しいため、待たせてはいけません。 基本的には 24時間以内のメールの返信を心がけるべきでしょう。 このような習慣をつけておけば、社会人になってからも役に立つでしょう。 メール返信を素早く行うということは、社会人としての基本的なマナーになります。 件名は変えない メールの書き方として件名にこだわることは大切です。 ただし、 返信の件名については基本的には変えないでおきましょう。 件名を変えてしまうと、そのメールの用件がよく分からなくなってしまうのです。 件名を変えないでおいた方が、あなたがメールの返信をしたことを教授がすぐに確認することができます。 教授は一日に数十件ものメールの処理をしているケースも考えられます。 ただし、あまりにも返信が続いてしまうと件名がどんどん長くなってしまい読みづらくなってしまうため、必要に応じて書き直すことも必要です。 必要であれば引用する メールの中で使えるテクニックとして引用を活用してみましょう。 教授からのメール内容の一部分に対する返事をしたいときがあります。 その際には、引用をすることによって、どの文章に対して返事をしているのか分かりやすくなるのです。 引用をせずにメールを書いてしまうと、教授にとって分かりにくい内容になりやすいため注意しましょう。 教授へ送るメールの例文 教授にメールを送る書き方に困っている人は多いでしょう。 例文があれば、書き方の参考にすることができます。 教授にメールを送る目的は、アポを取ったり、レポートを提出したりするなど、さまざまな場面があります。 そこで、場面ごとに教授へのメールの書き方の参考となる例文をいくつか紹介します。 アポを取りたいとき• 「現在の研究について質問する時間をいただきたくご連絡しました」• 「ご都合のいい日時で構いませんので、ご相談するお時間をいただけないでしょうか」 たとえば、論文の添削をしてもらいたかったり、研究者としてのアドバイスを受けたりしたいことがあります。 そういったときに、直接会いたいならば 事前にメールでしっかりとアポを取りましょう。 アポを取る際には教授の都合のいい日時について教えてもらうべきですが、いつ頃が良いのかのある程度の期間はこちらから指定してましょう。 相手に日程調整の手間を取らせないためです。 また、メールには返事の期限についても指定しておくと分かりやすいです。 レポートの件についてメールを送るとき• 「レポートの締め切りまでに提出することができず、まことに申し訳ありませんでした」 大学ではレポートの提出を教授にする際にメールを活用することは珍しくありません。 レポート提出の際は、メールの書き方には注意しましょう。 正しい言葉遣いをして、簡潔に用件を伝える文章にするのです。 締め切りに間に合わなかったならば、きちんと謝罪をすることも大切です。 もちろん、直接謝るのが礼儀ですが、教授の場合は忙しく多くの学生を相手にしているため、メールでの謝罪でも許容されることが多いです。 上記のような例文を参考にして教授にメールを送りましょう。 特に締め切りに遅れた場合は注意しましょう。 ゼミを欠席するときのメール• 「高熱が出てインフルエンザの可能性もあったため、ゼミを欠席させていただきたくご連絡いたしました」• 「寝坊をしてしまい前回のゼミを欠席してしまった件について、深くお詫びいたします」 大学の4年生になればゼミに参加することになるでしょう。 この場合、ゼミを欠席してしまうというケースもよくあります。 そんなときには、メールでしっかりと謝罪をしておくべきです。 ゼミ欠席の送り方の参考に上記の例文を活用してみましょう。 きちんとした挨拶をし、どうして欠席することになったのか正直に理由を伝えるべきです。 例文の内容を一部変えて自分の状況に対応できるようにしましょう。 また、欠席をするメールでは挨拶も丁寧にしましょう。 教授の機嫌を損ねる可能性があるため、教授から丁寧な言葉遣いを心がけるべきです。 教授へ返信するメール【基本的なマナー】 教授にメールの返信をする際にはきちんとマナーを守ることが大切です。 マナーを守らなければ相手に失礼なメールを送ってしまうことになります。 それでは一体どのようなマナーを守るべきなのでしょうか。 教授へのメール返信のマナーについて紹介します。 「了解」は使わない• どんな内容のメールでも必ず返信する 「了解」は使わない 教授から何らかの連絡事項についてメールがくることがあります。 それを読んで理解したという意味で「了解」を使う人がいるかもしれませんが、これは失礼です。 たとえ「了解いたしました」と書いたとしても失礼な印象を与えてしまいます。 もちろん、すべての教授が「了解」という言葉に不快感を得るとは限りません。 「了解」という言葉を許容してくれる人もいるかもしれないです。 それでも、 基本的には「承知いたしました」という言葉を使うことをおすすめします。 教授は目上の人であり、目上の人に対するメールの返信で「了解」を使うのは、一般的にはマナー違反とされているのです。 どんな内容のメールでも必ず返信する 教授からのメールの内容によっては、返信をするべきか悩んでしまうことがあるかもしれないです。 単なる連絡事項であり、こちらからの返信を求めていないと思われるような内容のメールもあります。 しかし、 基本的にメールの返信はどのような場合でもするべきです。 メールを返信することによって、あなたがそのメールを読んだということを教授に伝えることができるからです。 教授にとっては、自分の送ったメールがきちんと読まれたのかどうかがとても大切なのです。 そんな教授の不安を解消するためにも、きちんと返信をしましょう。 返信不要と書いてあるならば、返信しなくてもよいです。 教授からメールの返信が来ないときには たとえば、教授へのアポメールや相談メール、レポートの提出のメールなどを送ったのに、教授から返信がこないというケースがあります。 これはとても不安になってしまうでしょう。 そこで、教授からメールの返信がこないときにどうするべきかを解説します。 返信が来ない理由 教授は何人もの学生を相手にしています。 それぞれの学生からアポや相談、レポートの締め切りなどについてメールが送られてくるのです。 それらのメールが毎日数十件も届くことも珍しくないでしょう。 学生以外からも当然メールがきます。 そのため、あなたのメールを見逃している可能性はかなり高いでしょう。 メール返信の締め切りを設定していて、それに返信が遅れた場合はメールを読んでいない可能性がかなり高くなるでしょう。 教授の性格的な問題も関係しているかもしれません。 ずぼらな性格だと、学生からたくさん相談やアポのメールが届いていても返信に遅れてしまったり、忘れてしまったりするケースもあるのです。 返信の催促をする• もし 急いで返事が欲しいならば、催促をするメールを送るべきです。 そのようなメールを送られても、教授は機嫌を損ねたりはしないでしょう。 ただし、催促のメールは丁寧な書き方を心がけましょう。 上記の例文を参考にして、敬語を忘れないで催促のメールを書いてください。 電話をしてみる どうしても教授からメールが来ず、レポートやアポ、相談などの用件ですぐに確認したいことがあるならば、電話をかけてみましょう。 教授の部屋には必ず固定電話が設置されているものです。 そちらに電話をかけてみるのです。 ただし、電話のマナーに注意してください。 できるだけ丁寧な言葉遣いを心がけましょう。 教授へのメールのよくある失敗 教授に相談したいことがあったり、締め切りに遅れたりして気軽にメールを送る人がいるかもしれません。 しかし、こうした相談や締め切りなどのメールを送って失敗するケースもよくあります。 教授へのメールでどういう失敗がよくあるのか紹介します。 締めにお礼の言葉を入れる• ファイルサイズや文字化けに注意する 締めにお礼の言葉を入れる たとえば、あなたから教授に相談をしたのであれば、教授の時間をもらったということになります。 教授に迷惑をかけたことになるため、しっかりと締めにお礼の言葉を入れておくべきです。 きちんとお礼をすることを心がけることによって、今後も教授にお世話をしてもらえるようになります。 熱心にあなたの相談に乗ってくれる教授はいるものです。 そういう教授との関係性は大事にしましょう。 最初の挨拶から締めにいたるまでこだわりましょう。 挨拶に注意するだけではなく、最後の締めまで油断せずにメールを作成しましょう。 ファイルのサイズや文字化けに注意する 基本的に教授へのメールはパソコンで送るものです。 たとえば、相談をする際には挨拶や本文の書き方にこだわることは多いでしょうが、それ以外にも注意するべき点はたくさんあります。 たとえば、 ファイルを添付する際にはサイズに注意しましょう。 あまりにも大きなサイズのファイルを送るのはとても迷惑です。 サイズが大きくなるならば、前もって伝えたり、圧縮したりするべきでしょう。 また、文字化けにも注意しましょう。 あなたの環境で読めても教授の環境で読めないケースもあります。 機種依存文字は使わないでください。 教授へのメールのマナーに注意しよう 学生はさまざまな場面で教授にメールを送る機会があります。 ちょっとした相談をしたいときにもメールを送ることがあるでしょう。 そんなメールのマナーには注意するべきです。 教授へのメールは何度も読み返してから送信しましょう。 メールの正しいマナーを社会人として身につけておきましょう。 もう一度この記事の内容をおさらいします。
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