メール 太字 失礼。 「テキストメール」と「HTMLメール」、特徴と違いを理解する

読みやすいメールを書く8つのポイント

ポイント1 テキスト形式にする• ポイント2 フォント環境の違いに気をつける• ポイント3 行間を適度にとる• ポイント4 横幅にも気をつけて• ポイント5 読点は多めに• ポイント6 専門用語は避ける• ポイント7 記号や罫線を使う• ポイント8 機種依存文字を使わない スマートフォンでメールをチェックするという人も増えていますが、相手がどのデバイスで見ているかはわかりません。 パソコンとスマートフォン両方で読みやすいようなレイアウトにしましょう。 本ページでご紹介しているレイアウトは、スマートフォンでも比較的読みやすいのでオススメです。 以下の2つのメールをご紹介します。 どちらが読みやすいでしょうか？ おそらく、右の方が読みやすいと誰もが思うでしょう。 そこで本ページで、右のような読みやすいメールを書く秘訣をご紹介します。 ポイント1 テキスト形式にする メールには、HTML形式とテキスト形式があります。 HTML形式では、メールに画像をつけたり、文字の大きさ（フォントサイズ）を変えたり、色をつけたり、画像を埋め込んだりすることができます。 しかし、そのように見栄えを良くすることができる反面、データの容量が大きくなるばかりか、メールソフトによっては表示できないものがあります。 メールを使い慣れた人にとっては、HTML形式は「初心者の証」。 文字の大きさや色を変えなくても、以下のポイントに気をつければ、十分に読みやすい体裁に整えられることができます。 ビジネスでスマートなメールを心がけるのであれば、 テキスト形式で送るようにしましょう。 ポイント2 フォント環境の違いに気をつける メール上に表示されている文字には、 等幅フォントとプロポーショナルフォントの2通りがあります。 等幅フォントは、どんな文字であっても、一文字一文字の大きさが等しいフォント。 プロポーショナルフォントは、文字によっても時間が詰められているフォント。 つまり、等幅フォントで「あ」と連続して30文字書いた場合と、プロポーショナルフォントで「あ」と連続して30文字書いた場合では、同じ文字を同じ個数書いていても、一文の長さが変わってくるのです。 どちらの文字を使うのが正しいということはありませんが、常に意識しなければならないのは、 あなたと相手のフォント環境は必ずしも同じではないということです。 ですから、相手の環境によって体裁が大きく変わってしまうような文面づくりは避けたほうが無難でしょう。 どうしてもあなたが整えた体裁のまま相手に見てもらいたい場合には、次のような一文を添えておくといいでしょう。 このメールは等倍フォントで作成しています 等倍フォントでご覧下さい 行間を適度にとる モニター上の文字を追い続けると、誰でも目が疲れるものです。 そこで、少しでも目を疲れさせない工夫として 適宜改行を入れるようにしましょう。 意味のまとまりごと（2～3行程度でも可）ごとに1行空白を入れるだけで、全体的に読みやすくなります。 ポイント4 横幅にも気をつけて 文字幅は、 長すぎても短すぎても読みにくいもの。 一般的には 20～30文字くらいで折り返すのが一番読みやすいです。 文節（意味が変わるところ）や読点（、）で改行しましょう。 そのため文字幅が長くなり、予期せぬところで改行されることもあります。 これを避けるために、やや少な目の文字数で改行しておいても構いません。 弊社としては、 20～25文字で改行することを推奨します。 ポイント5 読点は多めに 意識的に「読点（、）」を多めに入れるようにしましょう。 メールにリズムが生まれ、テンポよく読み進めることができます。 ただし、あまり多すぎても、かえって読みにくくなってしまうので注意が必要です。 また、読点を多用しすぎると稚拙に見えることがあるので、ビジネスメールでは特に注意が必要です。 ポイント6 専門用語は避ける メールを送る相手が専門家でないなら、 よりわかりやすい言葉を選ぶようにしましょう。 相手がクライアントの場合は、意図が伝わらないだけでなく、誤解が生じることもあるでしょう。 それでは、知識を見せつけることはできても、肝心の内容が伝わらず、メールを送った意味がなくなってしまいます。 どうしても専門用語を使わなければならない場合には、カッコ書きなどで注釈を付け加えて、言葉を補うように配慮しましょう。 しかし、専門家どうし、業界人どうしのやりとりの場合には、専門用語を使わないと伝わりにくいことがあるのでご注意を。 メール全体にメリハリをつけることができ、さらに読みやすさが向上します。 記号・罫線も使いすぎると幼稚に見られる可能性があるので注意が必要です。 記号の代わりに（1）や（2）、（a）や（b）などの数字や文字を使いうのもいいですね。 ポイント8 機種依存文字を使わない 自分のパソコン上で表示されても、相手のパソコンでは表示されない文字があります。 これは、あなたと相手の環境が違うために起こる現象です。 表示されない文字は「機種依存文字」と呼ばれ、文字化けの原因のひとつになっています。 例えば、• Windowsで丸付き数字の「1」を入力すると、Macintoshでは「（日）」と表示• 文中に 半角カタカナ文字が含まれていると、すべての 文字が化けてしまう可能性カタカナを使う場合は、半角を避け、全角を使うようにしましょう。 その他、つい使ってしまいますが、省略文字（カッコ株など）、単位 平方メートルなど 、丸付き数字、ローマ数字の大文字などが機種依存文字です。 文中に機種依存文字が含まれているかどうか、チェックすることができるホームページや、フリーソフトがあります。 メールソフトに機種依存文字をチェックする機能が付いていない場合には、これらのツールを利用して確認をするとよいでしょう。

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赤い文字で文を書くことは、なぜ、よくないのでしょう？

Contents• BtoBではまだテキストメールが主流 一般社団法人日本ビジネスメール協会が発表している「ビジネスメール実態調査2015」によると、「仕事上、メール形式は通常何を使っていますか」という質問に対して、「テキスト形式」と回答している人が80％を超えているのに対し、「HTMLメール形式・リッチテキスト形式」と回答しているのは13％しかいませんでした。 （出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会 ） 日々配信されるメルマガを見ていても、会社のメールアドレスに届くものはまだまだテキストメールが大半ですし、個人のメールアドレスに届くものの方がHTMLメールが多い印象です。 やはり、BtoCに比べても、BtoBのメルマガではまだまだHTMLメールは少ない印象です。 それぞれのメール形式の特徴は？ では、「テキストメール」と「HTMLメール」はそれぞれどのような特徴があるかを具体的に見ていきましょう。 テキストメールの特徴 テキストメールとは、文字だけで構成された、一般的なメールのことです。 個別に行うメッセージのやり取り、はほぼこの形式でやりとりされることがほとんどだと思います。 メルマガの場合には、飾り文字や記号、段落分けなどを工夫して作成することで、読みやすく、見た目の良いメールを作成することも可能です。 テキストメールを利用するメリット・デメリットとしては、次のようなものがあげられます。 簡単に作れる分、できることに限度があります。 【デメリット】• ・効果測定をしたい場合、別途施策が必要になる• ・効果測定の施策（計測用のパラメータなど）が隠せない• ・テキストメッセージだけなのでビジュアル的な訴求ができない HTMLメールの特徴 HTMLメールとは、HTML形式（Webページを作るための言語形式）で作成されたメールのことです。 HTMLメールでは文字のフォントや色、大きさを変えることができるだけでなく、画像や動画を入れたり、自由にレイアウトすることが可能です。 HTMLメールを活用することで、より具体的なイメージを伝えたり、視覚的な訴求をすることができます。 テキストメールと同じように、HTMLメールのメリット・デメリットも考えてみましょう。 多少の手間とスキルは求められますが、メール1通でできる幅が広がりますね。 【デメリット】• ・作成の際に、専門的な知識が必要になることがある• ・正しく表示されるかどうかが受信者の環境やメールソフトの設定に依存する• ・受信側がHTMLに対応していないとタグ情報が見えてしまう• ・メールの容量がテキストメールに比べ大きくなる• 内容別 メール配信形式の使い分け 前述のとおり、どちらの形式が良いかは状況により異なりますが、いくつか例をご紹介したいと思います。 実際にメールを作成する際の参考にしていただけると幸いです。 キャンペーン情報を個別の営業担当者名義で送る この場合は「テキストメール」をお勧めします。 個別の営業担当名義で、送信元も個人のアドレスに設定して送る場合は、メール受信者から見れば1対1のやり取りをしているように見えるため、通常のメッセージのやり取りでよく使う「テキストメール」形式をおすすめします。 「知っている人からメールが送られてきた」という安心感から返信率、クリック率が向上します。 また、文面の冒頭に「ご無沙汰しております」などの文言を入れる、社名やご担当者様個人の名前を差し込む、などの工夫をすることでより一層「自分に対して送ってくれている」と思ってもらえるので、ひと手間かけてでも、ぜひ実行してみてください。 セミナー、イベントのご案内メールを部署名義で送る セミナー概要などを見やすくレイアウトできるため、この場合は「HTMLメール」をお勧めします。 また、HTMLメールをお送りすることで、開封状況が判ります。 参加人数が少なく再度集客をする際など、一度メールを開封した興味のある人に送るなど、活用することができます。 参考記事： マルチパート配信は必ず実施しよう まだまだBtoCと比べて少ないとは言っても、BtoBでもHTMLメールは一般的なものになっています。 ですので、ぜひHTMLメールの活用してみてください。 ただ、ここで注意して欲しいのが、まだHTMLメールを受信できない（受信しない）環境の方もいらっしゃるという事です。 できるだけ多くの人に情報を届けるためにも、HTMLメールとテキストメールの両方を送る「マルチパート配信」を実施しましょう。 マルチパート配信を行えば、HTMLメールを受信できない人には、別途設定していた「テキストメール」を自動で送ってくれます。 さいごに 一般的にHTMLメールの方がクリック率が高いと言われていますので、HTMLメールはぜひ取り入れて欲しいと思います。 最近では簡単にHTMLメールが作成できるような無料ツールも出ていますので、そういったツールを活用するのも良いと思います。 何を優先するか、後々どのようにしていきたいのかを考えて、場面ごとにふさわしい形式で送信することで、マーケティング施策や営業活動にも良い影響を与えることができますので、今後は配信内容や配信先とともに、メールの形式についても考えてみてはいかがでしょうか。

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相手を「イラッ」とさせるビジネスメール 7つのパターン

ポイント1 テキスト形式にする• ポイント2 フォント環境の違いに気をつける• ポイント3 行間を適度にとる• ポイント4 横幅にも気をつけて• ポイント5 読点は多めに• ポイント6 専門用語は避ける• ポイント7 記号や罫線を使う• ポイント8 機種依存文字を使わない スマートフォンでメールをチェックするという人も増えていますが、相手がどのデバイスで見ているかはわかりません。 パソコンとスマートフォン両方で読みやすいようなレイアウトにしましょう。 本ページでご紹介しているレイアウトは、スマートフォンでも比較的読みやすいのでオススメです。 以下の2つのメールをご紹介します。 どちらが読みやすいでしょうか？ おそらく、右の方が読みやすいと誰もが思うでしょう。 そこで本ページで、右のような読みやすいメールを書く秘訣をご紹介します。 ポイント1 テキスト形式にする メールには、HTML形式とテキスト形式があります。 HTML形式では、メールに画像をつけたり、文字の大きさ（フォントサイズ）を変えたり、色をつけたり、画像を埋め込んだりすることができます。 しかし、そのように見栄えを良くすることができる反面、データの容量が大きくなるばかりか、メールソフトによっては表示できないものがあります。 メールを使い慣れた人にとっては、HTML形式は「初心者の証」。 文字の大きさや色を変えなくても、以下のポイントに気をつければ、十分に読みやすい体裁に整えられることができます。 ビジネスでスマートなメールを心がけるのであれば、 テキスト形式で送るようにしましょう。 ポイント2 フォント環境の違いに気をつける メール上に表示されている文字には、 等幅フォントとプロポーショナルフォントの2通りがあります。 等幅フォントは、どんな文字であっても、一文字一文字の大きさが等しいフォント。 プロポーショナルフォントは、文字によっても時間が詰められているフォント。 つまり、等幅フォントで「あ」と連続して30文字書いた場合と、プロポーショナルフォントで「あ」と連続して30文字書いた場合では、同じ文字を同じ個数書いていても、一文の長さが変わってくるのです。 どちらの文字を使うのが正しいということはありませんが、常に意識しなければならないのは、 あなたと相手のフォント環境は必ずしも同じではないということです。 ですから、相手の環境によって体裁が大きく変わってしまうような文面づくりは避けたほうが無難でしょう。 どうしてもあなたが整えた体裁のまま相手に見てもらいたい場合には、次のような一文を添えておくといいでしょう。 このメールは等倍フォントで作成しています 等倍フォントでご覧下さい 行間を適度にとる モニター上の文字を追い続けると、誰でも目が疲れるものです。 そこで、少しでも目を疲れさせない工夫として 適宜改行を入れるようにしましょう。 意味のまとまりごと（2～3行程度でも可）ごとに1行空白を入れるだけで、全体的に読みやすくなります。 ポイント4 横幅にも気をつけて 文字幅は、 長すぎても短すぎても読みにくいもの。 一般的には 20～30文字くらいで折り返すのが一番読みやすいです。 文節（意味が変わるところ）や読点（、）で改行しましょう。 そのため文字幅が長くなり、予期せぬところで改行されることもあります。 これを避けるために、やや少な目の文字数で改行しておいても構いません。 弊社としては、 20～25文字で改行することを推奨します。 ポイント5 読点は多めに 意識的に「読点（、）」を多めに入れるようにしましょう。 メールにリズムが生まれ、テンポよく読み進めることができます。 ただし、あまり多すぎても、かえって読みにくくなってしまうので注意が必要です。 また、読点を多用しすぎると稚拙に見えることがあるので、ビジネスメールでは特に注意が必要です。 ポイント6 専門用語は避ける メールを送る相手が専門家でないなら、 よりわかりやすい言葉を選ぶようにしましょう。 相手がクライアントの場合は、意図が伝わらないだけでなく、誤解が生じることもあるでしょう。 それでは、知識を見せつけることはできても、肝心の内容が伝わらず、メールを送った意味がなくなってしまいます。 どうしても専門用語を使わなければならない場合には、カッコ書きなどで注釈を付け加えて、言葉を補うように配慮しましょう。 しかし、専門家どうし、業界人どうしのやりとりの場合には、専門用語を使わないと伝わりにくいことがあるのでご注意を。 メール全体にメリハリをつけることができ、さらに読みやすさが向上します。 記号・罫線も使いすぎると幼稚に見られる可能性があるので注意が必要です。 記号の代わりに（1）や（2）、（a）や（b）などの数字や文字を使いうのもいいですね。 ポイント8 機種依存文字を使わない 自分のパソコン上で表示されても、相手のパソコンでは表示されない文字があります。 これは、あなたと相手の環境が違うために起こる現象です。 表示されない文字は「機種依存文字」と呼ばれ、文字化けの原因のひとつになっています。 例えば、• Windowsで丸付き数字の「1」を入力すると、Macintoshでは「（日）」と表示• 文中に 半角カタカナ文字が含まれていると、すべての 文字が化けてしまう可能性カタカナを使う場合は、半角を避け、全角を使うようにしましょう。 その他、つい使ってしまいますが、省略文字（カッコ株など）、単位 平方メートルなど 、丸付き数字、ローマ数字の大文字などが機種依存文字です。 文中に機種依存文字が含まれているかどうか、チェックすることができるホームページや、フリーソフトがあります。 メールソフトに機種依存文字をチェックする機能が付いていない場合には、これらのツールを利用して確認をするとよいでしょう。

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