電話 メモ 無料。 無料ダウンロード！パンダの電話メモ・伝言メモ

【無料＆有料】楽天モバイルで留守電を使う方法

電話の内容をメモする時のコツは3つ 誰しも慣れない職場で、電話を取るのは不安です。 そこで電話がかかってきたら メモを取るようにします。 これは社会人として当たり前のことなんですが・・・。 それと手を動かしてメモを取ることにはたくさんのメリットがあります。 まず、書くことことにより覚え易くなります。 それに記録を残すことで後に内容をまとめやすくなります。 さらにさらに、話に集中できます。 しかし、メモを取ると言ってもコツがあるんですね。 メモに夢中になり対応がお粗末になっては本末転倒です。 ではそのコツとはどのようなことか見ていくことにしましょう。 メモは要点だけを書く 話の内容をすべてメモしようとしないでポイントだけを抑えるようにしましょう。 仕事の電話であればメモする項目は下のように大体決まっているものです。 電話の取次ならば、• 相手先• 担当者（電話をかけてきた人）• 誰に繋ぐのか？ たったこれだけです。 例、 お世話になっています。 丸々商事の渡部と申しますが、資材の高橋課長いらっしゃいますか？ マル2ショージ ワタベ様 ——————— シザ タカハシ-カ1015（10時15分） このように自分でわかる略語を決めておくと便利です。 ブ・・・部長 カ・・・課長 カカ・・係長 メモする（書くことに）ことに集中しすぎない メモが目的ではありませんので、相手の話に集中して聞きます。 メモはあくまでも念のための位置づけです。 メモに集中しすぎて、沈黙が続くことがないようにしましょう。 メモはカタカナで メモは 漢字よりもカタカナで書いたほうが早く書くことができます。 特に担当者が不在の時は、代わりに要件を聞くことになります。 なので、早く正確に書けるということは大切なことなのです。 電話の最後に復唱して相手に確認すると間違いが少なくなります。 伝言メモ用紙は自分のオリジナルを作っておく 電話での伝言はオリジナルの伝言メモを作っておくと便利ですよ。 無料のテンプレートもありますのでそれを自分に合った内容に直して使うのもいいですね。 無料でダウンロードできるサイトを紹介しますね。 【KOKUYO】 【社内で使うビジネス関連のフリーテンプレート】 なお、メモを使う場合は セロテープで止めないで、剥がれるノリを使って不在者のデスクなどに貼り付けておきましょう。 電話のメモはノートに走り書きでOK オリジナルテンプレートをおすすめしましたが、電話を聞きながらのメモ取りは 専用ノートに書き殴りで書いておいて、電話が終わったら伝言メモに書き写すといいですよ。 専用ノートに書いておくと後々まで残るので、万が一メモを紛失したときでも確認することができます。 聞き取れない時の対処法 相手によっては電話で聞き取りにくい人っていますよね？そんな時の確認方法は「タカサカ様のサカは大阪のサカでよろしいでしょうか？」と、このように聞くといいでしょう。 違う場合は「いや、タサカです」と言ってくれますので確認できます。 こちらの記事でも書いています。 ぜひご覧ください。 伝言メモの役目は相手に伝わって初めて終わる 伝言メモは、デスクに貼り付けて終わりではありません。 不在者がそのメモを読んで理解して初めて終わるものです。 間違って読んだつもりで捨ててしまったりする場合もあります。 そんな時は専用ノートが役に立ちます。 間違っても 消しゴムで消すようなことはしないで下さいね。 ノートは100均で買えますからそこはケチるとこではありません。 要点だけを書く• 書くことに夢中にならない• メモはカタカナで書く 自分専用の伝言メモを作っておくと便利。 さらに専用ノートがあれば記録が残って役に立つ場合がある。 復唱することを心がける。 新入社員の時は多かれ少なかれ、だれでも間違えます。 いかに早く慣れるかがミソです。 慣れればあんなに怖かった電話でも普通に対応できるようになりますよ。 今のうちにたくさん間違えて一つひとつクリアーして行きましょう。 大丈夫！きっとできますから。

次の

電話 伝言メモ テンプレート かわいい

電話応対メモ作成のコツ 実際の会話ではいろいろなトラブルがあります。 以下のような時は、必ず情報を確認しましょう。 ケース別の対応例をご紹介します。 事例 電話対応の例（話し方の例） 先方の声が聞き取りにくい 「恐れ入りますがもう一度お願いできますでしょうか」 「恐れ入ります。 少しお電話が遠いようなのですが」 「恐れ入りますが、少しお電話が遠いようなので、もう一度お願いいたします」 「恐れ入ります。 少々電波状態が悪いようなのですが」 先方がきちんと名乗らない または、相手の名前を知りたい 「恐れ入りますが、お名前を頂戴できますでしょうか」 「恐れ入りますが、お名前をお伺いしても宜しいでしょうか」 社名を聞き取ることができなかった 社名をもう一度聞きたい 「恐れ入りますが、もう一度御社名を頂けますでしょうか？」 「まことに恐れ入ります。 先方の会社名をさす敬語） 連絡先電話番号を聞きたい 「恐れ入りますが、ご連絡先を教えて頂けますでしょうか」 「恐れ入りますが、お電話番号をお伺いできますでしょうか」 聞き取った内容を確認したい 「復唱させて頂いてもよろしいでしょうか」 「確認のため、復唱させて頂いてもよろしいでしょうか」 「恐れ入ります。 とはいえ、重要な内容は必ずきちんと確認しなくてはなりません。 そんな時（どうしても聞き返す必要がある場合には）２回めに内容を聞き直す場合には「恐れ入ります。 電話が不調のようですので、もう一度お願いできますでしょうか？」など、先方が悪いのではなく機器のせいにする等の工夫をしてみてください。 先方の名前が聞き取りにくい時に、筆者が実際に電話の対応で使うのは、一度目は「恐れ入ります。 もう一度お名前をおうかがいできますでしょうか？」二度目に尋ねる時には「お名前を教えて下さい」と聞く代わりに「失礼ですが漢字でお名前をお書きする場合はどのようにお書きすればよろしいでしょうか？」とお聞きします。 同じ質問を二度繰り返さずに済みますし、漢字を教えていただくことで、むしろ聞き取りにくかった名前が逆に明確にわかることが多いようです。 【担当者が戻ったら】確実に伝えるために 外出していた人、席をはずしていた人が戻ってきたら、「さきほどお電話がありましたよ」とか、「さっき電話が入ってましたよ」など、一声かけてあげると良いでしょう。 伝言メモをデスクに貼っておいても担当者がそのまま会議室に入ってしまったり、昼休みで昼食に出てしまう…など、すぐにメモを見ないケースもあります。 電話応対メモ（伝言メモ）の例（雛形・無料テンプレート） 使用される電話メモ用紙の例 書き方の説明 1. 至急・普通 …急ぎの電話かどうかを書きます。 宛名…誰あての電話なのかを書きます。 ふとしたことで電話メモがデスクの下に落ちたり、窓をあけて瞬間に風で飛ばされたりすることもあります。 宛名は忘れずに書きます。 応対日時…いつかかってきた電話なのかを書きます。 かけてきた相手…誰からの電話なのかを書きます。 必要に応じて、社名、名前のほかに、部署名も書きます。 用件…ダイジェスト項目と、下の方に簡単なメモが書けるようになっています。 連絡先…先方の電話番号を書きます。 受けた人の名前…電話を受けた人の名前やサインなどを書きます。 手のあいた時間に、自分のデスクにある電話応対メモに何枚もシャチハタ印を押しておくと便利です。 電話の受け方のビジネスマナー（電話の対応 基礎編）つづき ビジネスマナー 解説 4. 声を出すときは必ず保留にする （1）近くの人を呼ぶ時にも、必ず保留にしてから声を出す 電話を取次ぐときは保留にしてから声を出します。 せっかくきれいな声で電話を取っても、急に地声になって「佐藤さ〜ん、でんわ〜。 」などの声が相手に聞こえてしまうのはＮＧ。 非常に聞き苦しいものです。 （2）社内で相談するときも、周りの人に何かを尋ねると来も、保留にしてから声を出す 社内での相談ごとや、尋ねごとがすべて相手に聞こえてしまいます。 声を出す時には必ず保留にしてから声を出します。 相手を長く待たせない （1）長く保留にしない 取次ぐ場合 電話を取次ぐときも、担当者が電話を取るまでは電話から目を離さないようにします。 もしなかなか電話に出られない場合には機転をきかせましょう。 電話の受け方のビジネスマナー（電話の対応 基礎編）つづき ビジネスマナー 解説 6. お詫びとお礼は気持ち良く （1）笑顔は声に出る 受注や資料請求の電話などの場合、お礼の言葉で印象がかなり変わります。 顔が見えなくても、笑顔での応対を心掛けましょう。 「ご注文ありがとうございます」 「お問い合わせありがとうございました」 （2）プラスアルファのひとこと 上記 1 の基本文以外に、 『何かご不明の点がございましたらいつでもご連絡ください』 「いつでもお電話下さい」 といった姿勢が大切です。 （3）お詫びははっきりと 「恐れ入りますが」 「あいにく」 「申し訳ございません」 などの言葉ははっきりと伝えます。 あいにく外出しております。 よろしければ連絡を取りまして折り返しお電話を差し上げるようにいたしますが、いかがでしょうか」 7. 会議中の電話は、急用のみ取り次ぐ （1）担当者の意向を確認しておく 基本情報として、担当者が会議に入る前に、電話の取り次ぎの可否を確認しておきます。 「Ａ社の榊原さんからの電話はつないでほしい」というようなことがあれば頭に入れておきます。 （2）急用かどうかを尋ねる 担当者が会議中に電話がかかってきたら、急用かどうかを尋ねます。 「恐れ入ります。 あいにく佐藤は会議中でございますが、お急ぎでしょうか？」 なお、先方が急用と答えた場合、 「もしお差し支えなければご用件を承りますがいかがでしょうか」 「代わりの者でよろしければ佐藤の部署の者におつなぎできますが、いかがでしょうか」 といった応対で、重要な会議中の担当者を呼び出さずにすみます。 に続く 電話の受け方のビジネスマナー（電話の対応 基礎編）つづき ビジネスマナー 解説 8. 電話はやさしく切る （1）電話はかけた方が切る 電話はかけた方が切るのが基本。 受けた電話を切る時は、相手が切ったのを確認してからそっと受話器を置きます。 （2）受話器を置くよりもフックを指で押すほうがおすすめ 受話器を置くよりもフックを指で押すほうが相手の耳に優しい切り方となります。 くれぐれもガチャンと受話器を置かないようにしましょう。 携帯電話、スマホ（スマートフォン）からの電話を切る時には、切ったつもりがつながっていることが多いので通信が切断されるまでは気を抜かず私語を慎むようにします。 特に通話が切れる直前の、最後の数秒が要注意。 失礼がないようにしましょう。 （メモを差し入れることにより、内線電話を鳴らして会議が中断してしまうのを防ぎます。 差し入れるメモには ［急用］［至急］などのように赤字を使い注意を喚起するだけでなく、要点をわかりやすく書くようにします。 ） ・【担当者が戻ったら】 外出していた人、席をはずしていた人が戻ってきたら、 「さきほどお電話がありましたよ」とか、 「さっき電話が入ってましたよ」など、 一声かけてあげると良いでしょう。 伝言メモをデスクに貼っておいても担当者がそのまま会議室に入ってしまったりなど、すぐにメモを見ないケースもあります。

次の

レトロ工房 メモのテンプレート ダウンロード

電話の内容をメモする時のコツは3つ 誰しも慣れない職場で、電話を取るのは不安です。 そこで電話がかかってきたら メモを取るようにします。 これは社会人として当たり前のことなんですが・・・。 それと手を動かしてメモを取ることにはたくさんのメリットがあります。 まず、書くことことにより覚え易くなります。 それに記録を残すことで後に内容をまとめやすくなります。 さらにさらに、話に集中できます。 しかし、メモを取ると言ってもコツがあるんですね。 メモに夢中になり対応がお粗末になっては本末転倒です。 ではそのコツとはどのようなことか見ていくことにしましょう。 メモは要点だけを書く 話の内容をすべてメモしようとしないでポイントだけを抑えるようにしましょう。 仕事の電話であればメモする項目は下のように大体決まっているものです。 電話の取次ならば、• 相手先• 担当者（電話をかけてきた人）• 誰に繋ぐのか？ たったこれだけです。 例、 お世話になっています。 丸々商事の渡部と申しますが、資材の高橋課長いらっしゃいますか？ マル2ショージ ワタベ様 ——————— シザ タカハシ-カ1015（10時15分） このように自分でわかる略語を決めておくと便利です。 ブ・・・部長 カ・・・課長 カカ・・係長 メモする（書くことに）ことに集中しすぎない メモが目的ではありませんので、相手の話に集中して聞きます。 メモはあくまでも念のための位置づけです。 メモに集中しすぎて、沈黙が続くことがないようにしましょう。 メモはカタカナで メモは 漢字よりもカタカナで書いたほうが早く書くことができます。 特に担当者が不在の時は、代わりに要件を聞くことになります。 なので、早く正確に書けるということは大切なことなのです。 電話の最後に復唱して相手に確認すると間違いが少なくなります。 伝言メモ用紙は自分のオリジナルを作っておく 電話での伝言はオリジナルの伝言メモを作っておくと便利ですよ。 無料のテンプレートもありますのでそれを自分に合った内容に直して使うのもいいですね。 無料でダウンロードできるサイトを紹介しますね。 【KOKUYO】 【社内で使うビジネス関連のフリーテンプレート】 なお、メモを使う場合は セロテープで止めないで、剥がれるノリを使って不在者のデスクなどに貼り付けておきましょう。 電話のメモはノートに走り書きでOK オリジナルテンプレートをおすすめしましたが、電話を聞きながらのメモ取りは 専用ノートに書き殴りで書いておいて、電話が終わったら伝言メモに書き写すといいですよ。 専用ノートに書いておくと後々まで残るので、万が一メモを紛失したときでも確認することができます。 聞き取れない時の対処法 相手によっては電話で聞き取りにくい人っていますよね？そんな時の確認方法は「タカサカ様のサカは大阪のサカでよろしいでしょうか？」と、このように聞くといいでしょう。 違う場合は「いや、タサカです」と言ってくれますので確認できます。 こちらの記事でも書いています。 ぜひご覧ください。 伝言メモの役目は相手に伝わって初めて終わる 伝言メモは、デスクに貼り付けて終わりではありません。 不在者がそのメモを読んで理解して初めて終わるものです。 間違って読んだつもりで捨ててしまったりする場合もあります。 そんな時は専用ノートが役に立ちます。 間違っても 消しゴムで消すようなことはしないで下さいね。 ノートは100均で買えますからそこはケチるとこではありません。 要点だけを書く• 書くことに夢中にならない• メモはカタカナで書く 自分専用の伝言メモを作っておくと便利。 さらに専用ノートがあれば記録が残って役に立つ場合がある。 復唱することを心がける。 新入社員の時は多かれ少なかれ、だれでも間違えます。 いかに早く慣れるかがミソです。 慣れればあんなに怖かった電話でも普通に対応できるようになりますよ。 今のうちにたくさん間違えて一つひとつクリアーして行きましょう。 大丈夫！きっとできますから。

次の